Politique de confidentialité

Loïc Heusschen, exploitant et vendeur des services proposés sous la dénomination « Quotis », accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel et s’engage à traiter celles-ci conformément à la réglementation applicable, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel  (« RGPD »), ainsi qu'à la législation belge applicable en matière de protection des données.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur les données à caractère personnel traitées dans le cadre des services Quotis, les finalités et bases juridiques de ces traitements, les catégories de destinataires, les durées de conservation ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées.

La présente politique distingue les traitements pour lesquels Loïc Heusschen agit en qualité de responsable du traitement de ceux pour lesquels il agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un client de Quotis. Cette distinction est déterminée en fonction de la nature et des finalités de chaque traitement.

Lorsque Loïc Heusschen traite des données pour ses propres finalités, notamment dans le cadre de la gestion de son activité, de ses relations commerciales, de la facturation, du support, de la sécurité ou du site internet, il agit en qualité de responsable du traitement.

Lorsque les données à caractère personnel relatives à une copropriété sont introduites sur la plateforme Quotis par un syndic non professionnel et sont traitées uniquement afin de permettre l'utilisation de Quotis dans la gestion d'une copropriété, Loïc Heusschen agit en principe en qualité de sous-traitant du syndic. Dans ce cadre, le syndic détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement et demeure responsable des décisions relatives à leur collecte, leur utilisation et leur conservation. Loïc Heusschen traite ces données conformément aux instructions documentées du syndic et aux dispositions contractuelles applicables, conformément à l'article 28 du RGPD. Les modalités applicables à ces traitements sont précisées dans l’Annexe RGPD – Accord relatif au traitement des données à caractère personnel, qui fait partie intégrante du contrat conclu entre Loïc Heusschen et le client.

1. Champ d'application

Dans le cadre de son site internet, de ses activités commerciales et de la fourniture des services Quotis, Loïc Heusschen est susceptible de traiter des données à caractère personnel.

La présente politique s'applique notamment aux personnes qui :

• visitent le site internet Quotis ;
• prennent contact avec Loïc Heusschen ou demandent des informations sur les services Quotis;
• souscrivent ou utilisent les services de Quotis;
• agissent pour le compte d'un client de Quotis;
• reçoivent des communications de Loïc Heusschen.

Les données à caractère personnel relatives aux copropriétaires, occupants, membres d'une copropriété, mandataires, fournisseurs ou autres personnes enregistrées sur le site Quotis par un client dans le cadre de la gestion d'une copropriété peuvent faire l’objet d’un traitement pour lequel Loïc Heusschen agit en qualité de sous-traitant.

2. Responsable du traitement

Pour les traitements concernés par la présente politique, le responsable du traitement est :

Loïc Heusschen

Adresse : Rue de la Motte 82, 4671 Saive Belgique

Numéro d'entreprise (BCE) : 0789.949.984

E-mail : contact@quotisacp.be

Quotis est la dénomination sous laquelle les services et la plateforme sont exploités et commercialisés par Loïc Heusschen.

Contact pour la protection des données

Pour toute question relative aux données personnelles, contactez Loïc Heusschen à contact@quotisacp.be.

3. Catégories de données traitées

Selon votre relation avec Loïc Heusschen et votre utilisation des services proposés par Quotis, différentes catégories de données à caractère personnel peuvent être traitées:

• les informations relatives à la copropriété et à ses lots ;
• les données relatives aux copropriétaires et autres personnes concernées ;
• les données nécessaires à la gestion administrative, comptable et financière de la copropriété;
• les documents enregistrés dans Quotis.

Pour la gestion de sa propre relation avec les utilisateurs, Quotis traite également l’adresse e-mail du compte, les coordonnées de contact et de facturation, les identifiants de paiement Stripe, les demandes de support et de rétractation, ainsi que les preuves d’acceptation des conditions (version, texte présenté, date et compte concerné). Les preuves d’acceptation ne constituent pas un consentement à la publicité.

4. Finalités et bases juridiques des traitements

Loïc Heusschen traite les données à caractère personnel dont il est responsable pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et sur la base d'un fondement juridique approprié.

Selon le contexte, les données peuvent notamment être traitées aux fins suivantes :

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen, celui-ci veille à ce que cet intérêt ne soit pas supplanté par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Les données traitées par Loïc Heusschen en qualité de sous-traitant pour le compte d’un syndic ne sont pas utilisées pour ses propres finalités, sauf notamment lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale qui lui est applicable.

5. Communications commerciales et marketing direct

Loïc Heusschen peut adresser des communications relatives aux services de Quotis, à ses actualités ou à ses offres commerciales.

Les traitements réalisés à des fins de marketing direct sont effectués conformément au RGPD et à la réglementation belge applicable aux communications commerciales électroniques.

Selon le contexte et les conditions légales applicables, ces traitements peuvent reposer sur votre consentement ou sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen.

Lorsque votre consentement est requis, celui-ci est recueilli de manière libre, spécifique, éclairée et univoque.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct ou retirer votre consentement lorsqu'il constitue la base juridique du traitement.

Cette opposition ou ce retrait peut être exercé gratuitement en contactant Loïc Heusschen à l’adresse e-mail indiquée au point 2 et, lorsqu’un lien de désinscription est proposé dans une communication, au moyen de ce lien.

6. Destinataires des données

Les données à caractère personnel dont Loïc Heusschen est responsable peuvent être accessibles, dans la mesure nécessaire aux finalités poursuivies, aux catégories de destinataires suivantes:

• à Loïc Heusschen et aux personnes habilitées à intervenir pour son compte ;
• aux prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour son compte, notamment pour l'hébergement, le stockage, la maintenance et la sécurité informatique ou l'envoi de communications ;
• aux prestataires de paiement, lorsque cela est nécessaire au traitement des paiements;
• aux conseillers professionnels, notamment comptables, avocats ou auditeurs, lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités publiques ou judiciaires lorsque la loi l'impose ou l'autorise.

Loïc Heusschen veille à ce que les sous-traitants auxquels il fait appel présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et encadre leurs interventions conformément aux exigences du RGPD.

Les données à caractère personnel ne sont pas vendues à des tiers et ne sont pas communiquées à des fins publicitaires pour leur propre compte.

7. Durée de conservation des données

Lorsque Loïc Heusschen traite des données relatives à une copropriété en qualité de responsable du traitement, celles-ci sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales applicables ou de la nécessité de conserver certaines données afin d'établir, d'exercer ou défendre des droits.

La durée de conservation varie notamment selon :

• la nature de la relation avec Loïc Heusschen;
• la finalité du traitement ;
• les obligations légales et comptables applicables ;
• la nécessité de conserver certaines données à des fins probatoires ou pour la défense des droits de Loïc Heusschen.

À titre général :

• les données relatives aux prospects sont conservées pendant la durée nécessaire au suivi de la relation commerciale et, lorsque les conditions légales sont réunies, pendant la durée autorisée pour la prospection;
• les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pendant les périodes nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits de Loïc Heusschen ;
• les données de facturation et documents comptables sont conservés pendant les durées imposées par la législation applicable ;
• les données communiquées dans le cadre de demandes d'information ou de support sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et, le cas échéant, pendant la durée nécessaire à la défense des droits de Loïc Heusschen.

En cas de suspension ou de mise en pause du compte, les données restent conservées pendant la durée nécessaire au maintien du service et, le cas échéant, à sa reprise.

En cas de fin définitive du contrat, les données dont Loïc est responsable sont conservées pendant une période maximale d'un an, sauf obligation légale ou nécessité particulière justifiant une conservation plus longue. À l'issue de cette période, les données sont supprimées, sous réserve de celles devant légalement être conservées.

8. Sécurité des données

Loïc Heusschen met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou tout traitement non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre:

• le chiffrement des communications au moyen de protocoles sécurisés tels que TLS ;
• la sécurisation des mots de passe au moyen de mécanismes de protection appropriés;
• la limitation des accès aux seules personnes qui en ont besoin ;
• la gestion des habilitations et des droits d'accès ;
• des mécanismes de sauvegarde et de restauration ;
• la surveillance et la sécurisation des infrastructures ;

Les mesures de sécurité sont régulièrement réévaluées et adaptées en fonction de l'évolution des risques et des technologies.

9. Transfert des données en dehors de l'EEE

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen (EEE), Loïc Heusschen veille à ce que ce transfert soit effectué conformément au RGPD.

Il peut notamment s'agir :

• d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou de toute autre mécanisme ou garantie approprié prévu par le RGPD.

Lorsque cela est nécessaire, des mesures complémentaires peuvent être mises en œuvre afin de garantir un niveau de protection des données à caractère personnel approprié.

10. Vos droits

Dans le cadre du RGPD, les personnes concernées disposent notamment des droits suivants à l'égard des traitements dont Loïc Heusschen est responsable:

• Droit d'accès: obtenir la confirmation que des données à caractère personnel sont traitées et, le cas échéant, accéder à ces données et aux informations relatives à leur traitement;
• Droit de rectification: demander la correction de données à caractère personnel inexactes ou leur complétude lorsqu'elles sont incomplètes.
• Droit à l'effacement: demander la suppression de données à caractère personnel dans les conditions prévues par le RGPD, sous réserve notamment des données que Loïc Heusschen est légalement tenu de conserver.
• Droit à la limitation du traitement: demander, dans les conditions prévues par le RGPD, la limitation du traitement de ses données à caractère personnel;
• Droit à la portabilité: recevoir les données à caractère personnel fournies à Loïc Heusschen dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, demander leur transmission à un autre responsable du traitement;
• Droit de retrait du consentement: lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
• Droit d'opposition: s'opposer, à tout moment, dans les conditions prévues par le RGPD, à certains traitements de ses données à caractère personnel, notamment lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen.

L'exercice de certains de ces droits peut être limité dans les cas prévus par la réglementation, notamment lorsque la conservation de certaines données est imposée par la loi.

Pour les traitements dont Loïc Heusschen est lui-même responsable, vous pouvez exercer vos droits en le contactant:

Par courrier : Loïc Heusschen, Rue de la Motte 82, 4671 Saive, Belgique.

Par e-mail : contact@quotisacp.be

Afin de protéger les données à caractère personnel, des informations complémentaires peuvent être demandées afin de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire et proportionné.

Les demandes d'exercice des droits sont traitées dans les délais prévus par le RGPD. En principe, une réponse est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Dans ce cas, la personne concernée en est informée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

11. Réclamations auprès de l'Autorité de protection des données

Vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), autorité de contrôle belge en matière de protection des données :

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

Site internet: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen

12. Décision automatisée et profilage

Loïc Heusschen n'utilise pas, dans le cadre des traitements couverts par la présente politique, de processus de décision automatisée produisant à l'égard des personnes concernées des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

Si cette situation devait évoluer, les informations requises par le RGPD seraient communiquées aux personnes concernées lorsque cela est applicable.

13. Modification de la politique

Loïc Heusschen peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte notamment des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.

La version applicable est celle publiée sur le site de Quotis. La date de dernière mise à jour est indiquée en début de document.

Lorsque les modifications sont susceptibles d'avoir une incidence significative sur les droits des personnes concernées, Loïc Heusschen prendra, lorsque cela est requis, les mesures d'information appropriées.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou aux traitements de données à caractère personnel dont Loïc Heusschen est responsable, vous pouvez le contacter aux coordonnées indiquées au point 2.