Conditions générales de vente

1. Identité du vendeur

Le site internet Quotis (ci-après la "Plateforme" ou "Quotis") est une initiative de :

Loïc Heusschen

Rue de la Motte 82

4671 SAIVE

BELGIQUE

N° d'entreprise (BCE/TVA) : 0789.949.984

E-mail: contact@quotisacp.be

Téléphone : +32477888684

Profession règlementée : Syndic auprès de l'IPI

Autorité de surveillance: Institut professionnel des agents immobiliers (IPI)

Code de déontologie de l'IPI: https://www.ipi.be/media/154/download?inline=1

(ci-après dénommé le "vendeur")

Le vendeur agit, dans le cadre des présentes, en qualité de vendeur d’un logiciel accessible en ligne destiné à assister le client dans la gestion de sa copropriété, et non en qualité de syndic de la copropriété du client. La souscription à Quotis n’emporte aucune prise en charge de la gestion de la copropriété par le vendeur. Le client demeure seul responsable de l’exercice de ses missions et obligations de syndic.

Comme il sera précisé ci-après, Loïc Heusschen agit en qualité de responsable du traitement pour ses propres traitements de données et en qualité de sous-traitant pour les données de copropriété traitées dans le cadre de l'utilisation de Quotis.

2. Définitions

Dans les présentes conditions générales de vente (ci-après les "CGV"):

• « Vendeur » désigne Loïc Heusschen ;
• « Quotis » désigne le logiciel et les services associés proposés par le Vendeur ;
• « Plateforme » désigne l’environnement informatique accessible en ligne permettant d’utiliser Quotis ;
• « Client » désigne la personne qui souscrit un abonnement Quotis et qui est, à ce titre, partie au contrat conclu avec le vendeur;
• « Utilisateur » désigne toute personne autorisée à accéder à la Plateforme dans le cadre des fonctionnalités et des droits d’accès disponibles ; le client peut également être un Utilisateur.
• « Services » désigne l’accès à Quotis ainsi que les fonctionnalités comprises dans l’offre souscrite ;
• « Copropriété » désigne la copropriété gérée au moyen de Quotis.

3. Champ d'application

Les présentes CGV régissent les conditions de souscription, de paiement, de fourniture et de résiliation des Services proposés par Quotis. Elles forment le contrat liant le vendeur au client et définissent les droits et obligations respectifs.

Lors de la souscription, le client confirme avoir lu, compris et accepté les présentes CGV. L’acceptation intervient par voie électronique, au moyen de la case prévue à cet effet sur la plateforme.

Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute acceptation assortie de réserves ou de conditions particulières est réputée inexistante, sauf accord écrit du vendeur.

L’utilisateur est tenu de respecter les dispositions des présentes CGV qui lui sont applicables dans le cadre de l'utilisation de la plateforme.

Il peut exceptionnellement être dérogé aux dispositions des CGV dans la mesure où ces dérogations ont fait l'objet d'un accord écrit. Ces dérogations peuvent consister en la modification, l'ajout ou la suppression des clauses auxquelles elles se rapportent et n'ont aucune incidence sur l'application des autres dispositions des CGV.

4. Description et nature des services

Quotis est un logiciel en ligne permettant aux syndics non professionnels de faciliter la gestion administrative, comptable et organisationnelle de copropriétés en Belgique.

Selon l’offre souscrite et les fonctionnalités disponibles, Quotis peut notamment permettre :

• la gestion administrative et comptable de la copropriété ;
• l'enregistrement et le suivi des dépenses et recettes ;
• la préparation des décomptes de charges ;
• certains calculs et répartitions de charges;
• la préparation et la gestion des assemblées générales ;
• la communication avec les copropriétaires ;
• le stockage, la consultation et le partage de documents ;
• l'utilisation de fonctionnalités automatisées ou reposant sur l'intelligence artificielle.

Les fonctionnalités de Quotis peuvent être adaptées, améliorées ou faire l’objet d’évolutions, notamment pour tenir compte des évolutions techniques, réglementaires ou de sécurité. Ces évolutions ne peuvent avoir pour effet de supprimer les fonctionnalités essentielles du Service souscrit sans information préalable du client lorsque la législation applicable l’exige.

Quotis fournit un outil d'assistance à la gestion d'une copropriété. La Plateforme ne constitue pas, sauf convention distincte expressément conclue avec le client, une prestation de conseil juridique, fiscal, comptable ou notarial et ne remplace pas les professionnels compétents dans ces domaines.

Les informations, calculs, documents ou suggestions et autres résultats générés par la Plateforme, notamment au moyen des fonctionnalités automatisées ou utilisant l’intelligence artificielle, sont également fournis à titre d'assistance. Ils peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations et doivent être vérifiés par le client lorsque leur nature le justifie, notamment avant toute utilisation ou communication à des tiers.

5. Obligations du vendeur

Le vendeur met en œuvre des moyens raisonnables afin d’assurer la fourniture des Services conformément aux fonctionnalités prévues dans l’offre souscrite.

Les modalités relatives à l’accès, à la disponibilité, à la maintenance et aux éventuelles interruptions de la Plateforme sont précisées dans les CGU.

Le vendeur s’efforce de faire évoluer Quotis afin de tenir compte des évolutions réglementaires pertinentes pour les fonctionnalités proposées.

6. Obligations du client

Le client s'engage à fournir des informations exactes, complètes, à jour et disposer des droits et autorisations nécessaires concernant les données, documents et contenus qu’il introduit dans la Plateforme.

Le client veille au respect des droits des copropriétaires, occupants, fournisseurs et autres tiers concernés par les données et contenus qu'il introduit dans la Plateforme.

Le client est responsable des décisions prises dans le cadre de la gestion de la copropriété et de l’utilisation qu’il fait des résultats ou documents générés par Quotis.

Les règles relatives aux comptes, aux identifiants, à la sécurité et à l’utilisation de la plateforme sont précisées dans les CGU.

7. Prix et modalités de paiement

Les prix applicables sont ceux affichés sur la Plateforme au moment de la souscription. Ils sont indiqués en euros, toutes taxes comprises (TTC), sauf mention contraire.

Le vendeur peut modifier ses tarifs pour les nouvelles souscriptions.

Pour les abonnements en cours, toute modification tarifaire sera communiquée au client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le nouveau tarif s’appliquera à compter de la période de renouvellement suivant cette date, sous réserve des dispositions légales applicables.

Le prix est payable intégralement pour chaque période mensuelle, sans possibilité d’échelonnement. Aucun paiement n’est requis pour l’essai gratuit sans abonnement. En cas de souscription, le premier paiement intervient à la date indiquée dans le récapitulatif Stripe, puis au début de chaque nouvelle période mensuelle.

Les paiements sont sécurisés et gérés par Stripe, notre prestataire de paiement. Les données bancaires nécessaires au paiement sont traitées conformément aux conditions de ce prestataire.

Le client fournit les informations nécessaires au paiement récurrent via Stripe. Il met à jour ses coordonnées de facturation et son moyen de paiement dans le portail client Stripe accessible depuis la page d’abonnement de la copropriété.

8. Abonnement & tarification

L’accès à la plateforme est proposé sous la forme d’un abonnement de 24,99 euros TTC par mois et par copropriété gérée, sauf indication contraire au moment de la souscription.

L’abonnement est facturé mensuellement et payable par prélèvement automatique via Stripe, selon les modalités de paiement proposées lors de la souscription. Lors de celle-ci, le client fournit les informations nécessaires à la mise en place du prélèvement automatique.

L'abonnement est souscrit pour une durée initiale d’un mois et renouvelé tacitement pour des périodes successives d’un mois, au tarif en vigueur au moment du renouvellement et communiqué par Quotis, sauf résiliation dans les conditions prévues aux présentes CGV.

Le paiement de l’abonnement donne au client, pendant toute la durée de celui-ci, un droit d’accès complet à la plateforme et à l’ensemble de ses fonctionnalités disponibles pour la gestion d’une copropriété. Toute utilisation de la plateforme pour la gestion d’une copropriété supplémentaire entraîne la souscription d’un abonnement supplémentaire au tarif en vigueur.

Essai gratuit

Chaque nouvelle copropriété bénéficie d’un essai gratuit de 30 jours à compter de sa création dans Quotis, sans carte bancaire et sans engagement d’abonnement. Aucun prélèvement n’est effectué pendant cet essai.

Pendant l’essai sans abonnement, les fonctionnalités manuelles sont accessibles ; les fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) sont réservées aux copropriétés ayant souscrit un abonnement via Stripe.

L’essai sans carte ne devient pas automatiquement payant. Le client doit souscrire expressément un abonnement via Stripe. S’il souscrit pendant l’essai, l’IA est activée dès la souscription et les jours d’essai restants sont pris en compte avant la première facturation, à la date affichée dans Stripe. Après cette date, l’abonnement est facturé mensuellement et renouvelé automatiquement, sauf résiliation. Sans souscription, l’accès aux fonctionnalités de gestion prend fin à l’expiration de l’essai.

Service d'accompagnement

Le vendeur peut proposer au client un service d’accompagnement personnalisé destiné à faciliter la prise en main de Quotis.

Ce service est optionnel et peut notamment comprendre une présentation du service, une aide à sa configuration et à son utilisation ainsi que des explications relatives à ses principales fonctionnalités.

Sauf indication contraire, le tarif de ce service est de 299 € TTC.

Les modalités pratiques de l’accompagnement, notamment sa durée et son contenu, peuvent être précisées lors de la souscription.

Ce service est distinct du prix du Service principal et ne constitue pas une condition nécessaire à la souscription ou à l’utilisation du Service, sauf stipulation contraire expressément prévue dans l’offre souscrite par le client.

Le client reconnaît que la bonne utilisation du Service relève de sa responsabilité lorsqu’il choisit de ne pas souscrire au service d’accompagnement proposé.

9. Retard de paiement et suspension

Retard de paiement

En cas de non-paiement d’une somme due à son échéance, le vendeur adresse au client un rappel de paiement gratuit, conformément aux dispositions légales applicables.

Lorsque le client est un consommateur (la personne agissant en dehors de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale), ce rappel accorde un délai de 14 jours calendrier pour procéder au paiement. Lorsque le rappel est envoyé par voie postale, ce délai commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l’envoi. Lorsqu’il est envoyé par voie électronique, le délai commence à courir le jour calendrier suivant celui de son envoi.

Aucun intérêt de retard ni aucune indemnité ne peut être réclamé au client consommateur avant l’expiration de ce délai.

À défaut de paiement à l’issue de ce délai, le vendeur peut réclamer les intérêts de retard et l’indemnité forfaitaire prévus par la législation applicable, dans les limites et conditions fixées par celle-ci.

Pour les abonnements donnant lieu à des paiements réguliers, le vendeur respecte les dispositions légales applicables relatives au nombre de rappels gratuits pouvant être adressés au client consommateur.

Lorsque le client agit à des fins professionnelles, tout retard de paiement entraîne l’application des intérêts de retard et indemnités prévus par la législation applicable aux transactions commerciales, notamment la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

Suspension de l'accès à la plateforme

En cas de non-paiement persistant à l’expiration du délai accordé dans le rappel, le vendeur peut suspendre l’accès du client et des utilisateurs autorisés à la Plateforme et aux Services jusqu’au paiement intégral des sommes dues.

La suspension ne prive pas le vendeur de son droit de réclamer les sommes échues, ainsi que les intérêts et indemnités éventuellement applicables.

Si le défaut de paiement persiste malgré la suspension de l’accès à la Plateforme, le vendeur peut résilier l’abonnement conformément aux dispositions des présentes conditions générales de vente.

10. Résiliation de l'abonnement

Le client peut résilier son abonnement à tout moment depuis le portail client Stripe accessible dans l’espace abonnement de la copropriété, ou par e-mail à contact@quotisacp.be.

Sauf disposition contraire prévue lors de la souscription, la résiliation prend effet à la fin de la période d’abonnement en cours. Autrement dit, l'abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée. Aucun remboursement prorata temporis n’est dû pour la période déjà facturée, sauf disposition légale contraire.

Le vendeur peut résilier l’abonnement en cas notamment:

• de défaut de paiement persistant comme prévu à l'article 9;
• de violation substantielle des CGV ou des CGU ;
• d’utilisation frauduleuse ou manifestement abusive de la Plateforme ;
• de comportement susceptible de compromettre la sécurité ou le fonctionnement de la Plateforme.

Sauf urgence, risque de sécurité ou disposition légale contraire, le vendeur informe le client du manquement constaté et lui accorde, lorsque cela est approprié, un délai raisonnable pour y remédier.

À défaut de régularisation dans le délai imparti, le vendeur peut résilier l’abonnement. La résiliation prend effet à la date indiquée dans la notification de résiliation.

En cas de résiliation, les conditions applicables à la conservation, à la récupération et à la suppression des données sont précisées dans la politique de confidentialité.

11. Droit de rétractation du consommateur

Les dispositions du présent article s’appliquent exclusivement au client ayant la qualité de consommateur au sens du Code de droit économique.

Conformément à l'article VI.47 du Code de droit économique, lorsque le client a la qualité de consommateur et que le contrat est conclu à distance, il dispose d'un délai de 14 jours calendrier pour exercer son droit de rétractation, sans devoir justifier sa décision ni supporter de frais autres que ceux éventuellement prévus par la loi.

Le délai de rétractation commence à courir le lendemain du jour de la conclusion du contrat d'abonnement.

La période d’essai gratuite sans engagement ne constitue pas, en elle-même, un abonnement payant. Lorsque le client souscrit expressément un abonnement via Stripe, pendant ou après l’essai, le contrat d’abonnement est conclu au moment de cette souscription et le délai de rétractation de quatorze jours commence à courir le lendemain de cette conclusion.

Pour exercer ce droit de rétractation, le client peut notifier sa décision au vendeur par e-mail à contact@quotisacp.be, au moyen d’une déclaration claire de sa décision de rétractation. Il peut également utiliser la fonction « Renoncer au contrat », accessible en bas de chaque page et depuis l’espace abonnement, à l’adresse /legal/withdrawal. Un accusé de réception daté lui est envoyé par e-mail.

En cas d’exercice du droit de rétractation, le vendeur rembourse au client les sommes qu’il a, le cas échéant, versées, conformément aux dispositions légales applicables et dans un délai maximal de quatorze jours à compter du jour où le vendeur est informé de la décision du client de se rétracter. Le remboursement est effectué au moyen du même mode de paiement que celui utilisé lors de la transaction initiale, sauf accord exprès du client pour un autre moyen de paiement.

Lorsque le client demande expressément que l'exécution des services commence avant l'expiration du délai légal de rétractation, l'accès à la plateforme peut lui être accordé immédiatement. Le client conserve son droit de rétractation pendant le délai légal de quatorze jours. Toutefois, s’il exerce ce droit après le commencement de l’exécution des services, il peut être tenu de payer un montant proportionnel aux services effectivement fournis jusqu’au jour où il informe le vendeur de sa décision de se rétracter, conformément aux dispositions du Code de droit économique.

La demande expresse de commencement de l'exécution des services avant l'expiration du délai de rétractation est recueillie lors de la souscription de l’abonnement.

Modèle de déclaration de rétractation

À l’attention de Loïc Heusschen, Rue de la Motte 82, 4671 Saive, Belgique, contact@quotisacp.be.

Je vous notifie ma rétractation du contrat Quotis suivant : [référence du contrat ou de la copropriété]. Date de conclusion du contrat : […] Nom et adresse du client : […] Adresse e-mail pour l’accusé de réception : […] Date : […] Signature du client, uniquement en cas d’envoi sur papier : […]

12. Preuve

Les communications électroniques, commandes, validations, paiements et données enregistrées dans les systèmes informatiques du vendeur peuvent être utilisés comme éléments de preuve des échanges et opérations intervenus entre les parties, sous réserve des dispositions légales applicables.

13. Responsabilité

Le vendeur est tenu à une obligation de moyens dans la fourniture des Services.

Le client demeure responsable :

• de l’exactitude des informations introduites dans Quotis ;
• de la vérification des résultats et documents produits ;
• des décisions qu’il prend sur la base des informations ou fonctionnalités proposées par la plateforme ;
• de l’utilisation qu’il fait des Services ;
• de la conservation de ses documents et sauvegardes.

Le vendeur ne pourra notamment être tenu responsable des conséquences résultant d’informations erronées, incomplètes ou obsolètes communiquées ou saisies par le client ou un utilisateur, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité du vendeur est limitée aux dommages directs, certains et personnellement subis par le client et résultant d’un manquement imputable au vendeur.

Les dommages indirects ou consécutifs, tels que notamment les pertes de revenus, de bénéfices, de clientèle, d’exploitation ou d’opportunités, sont exclus dans la mesure permise par la loi.

Lorsqu’il agit en qualité de consommateur, la responsabilité totale et cumulée du vendeur, toutes causes confondues, est limitée dans toute la mesure permise par la loi applicable. Cette limitation ne peut avoir pour effet de priver le client des droits ou réparations qui lui sont garantis par les dispositions légales impératives applicables.

Lorsque le client agit à des fins professionnelles, la responsabilité totale et cumulée du vendeur, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le client au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité, dans toute la mesure permise par la loi applicable.

Aucune de ces limitations ne s'applique lorsque la responsabilité du vendeur ne peut légalement être exclue ou limitée, notamment en cas de faute intentionnelle, de décès ou de dommage corporel résultant d’une faute, ou dans toute autre hypothèse où une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi applicable.

14. Force majeure

Si l'exécution du contrat est rendue totalement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, le contrat est dissous de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations.

Si l'exécution du contrat est rendue partiellement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, la dissolution du contrat se limite aux obligations affectées par ces circonstances.

Si l'exécution du contrat est rendue temporairement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, l'obligation de cette dernière est suspendue le temps de la force majeure.

Sont notamment considérés comme des cas de force majeure les évènements suivants: grèves, épidémies, tremblements de terre, incendie, inondations, blocus, actes de guerre et pannes généralisées de réseaux.

La partie se trouvant dans un cas de force majeure a l'obligation d'en informer l'autre partie dans un délai raisonnable, dès la connaissance ou dès la possibilité de connaissance de la force majeure. Dans le cas contraire, la partie défaillante devra réparer le dommage qui en résulte.

15. Imprévision

Conformément aux dispositions de l'article 5.74 du Code civil, si l'exécution du contrat est rendue excessivement onéreuse de sorte qu'on ne puisse raisonnablement l'exiger, chaque partie peut demander à l'autre l'aménagement du contrat. Cette clause n'est uniquement applicable qu'en raison de circonstances imprévisibles au moment de la conclusion du présent contrat et indépendantes de la volonté des parties.

En cas d'accord entre les parties au terme des renégociations, les parties s'engagent à matérialiser l'accord dans un avenant signé, au plus tard après la date de l'accord. Ce dernier fera partie intégrant du contrat.

A défaut d'accord dans un délai raisonnable, l'une ou l'autre partie peut demander au juge l'adaptation du contrat ou sa résolution.

16. Réclamations

Toute réclamation relative aux Services peut être adressée au vendeur à l’adresse e-mail suivante : contact@quotisacp.be.

Le vendeur s'efforce de traiter les réclamations dans un délai raisonnable.

17. Indépendance des clauses

L'illégalité ou la nullité totale ou partielle d'une disposition des présentes CGV n'aura aucun impact sur la validité et l'application des autres dispositions.

Le vendeur se réserve le droit de remplacer la disposition illégale ou nulle par une autre disposition valable et de portée similaire.

18. Modification des CGV

Le vendeur se réserve le droit de modifier les présentes conditions.

Les modifications applicables aux nouvelles souscriptions prennent effet à compter de leur mise en ligne.

Pour les abonnements en cours, toute modification substantielle des droits ou obligations du client est communiquée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le client peut résilier son abonnement avant cette entrée en vigueur. Les dispositions légales impératives restent applicables.

19. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV sont régies par le droit belge.

Sous réserve des règles impératives applicables, notamment à l’égard des consommateurs, tout litige relève des juridictions compétentes conformément au droit applicable.