Conditions générales de vente

1. Identité du vendeur

Le site internet Quotis (ci-après la "Plateforme" ou "Quotis") est une initiative de :

Loïc Heusschen

Rue de la Motte 82

4671 SAIVE

BELGIQUE

N° d'entreprise (BCE/TVA) : 0789.949.984

E-mail: contact@quotisacp.be

Téléphone : +32477888684

Profession règlementée : Syndic auprès de l'IPI

Autorité de surveillance: Institut professionnel des agents immobiliers (IPI)

Code de déontologie de l'IPI: https://www.ipi.be/media/154/download?inline=1

(ci-après dénommé le "vendeur")

Le vendeur agit, dans le cadre des présentes, en qualité de vendeur d’un logiciel accessible en ligne destiné à assister le client dans la gestion de sa copropriété, et non en qualité de syndic de la copropriété du client. La souscription à Quotis n’emporte aucune prise en charge de la gestion de la copropriété par le vendeur. Le client demeure seul responsable de l’exercice de ses missions et obligations de syndic.

Comme il sera précisé ci-après, Loïc Heusschen agit en qualité de responsable du traitement pour ses propres traitements de données et en qualité de sous-traitant pour les données de copropriété traitées dans le cadre de l'utilisation de Quotis.

2. Définitions

Dans les présentes conditions générales de vente (ci-après les "CGV"):

• « Vendeur » désigne Loïc Heusschen ;

• « Quotis » désigne le logiciel et les services associés proposés par le Vendeur ;

• « Plateforme » désigne l’environnement informatique accessible en ligne permettant d’utiliser Quotis ;

• « Client » désigne la personne qui souscrit un abonnement Quotis et qui est, à ce titre, partie au contrat conclu avec le vendeur;

• « Utilisateur » désigne toute personne autorisée à accéder à la Plateforme dans le cadre des fonctionnalités et des droits d’accès disponibles ; le client peut également être un Utilisateur.

• « Services » désigne l’accès à Quotis ainsi que les fonctionnalités comprises dans l’offre souscrite ;

• « Copropriété » désigne la copropriété gérée au moyen de Quotis.

3. Champ d'application

Les présentes CGV régissent les conditions de souscription, de paiement, de fourniture et de résiliation des Services proposés par Quotis. Elles forment le contrat liant le vendeur au client et définissent les droits et obligations respectifs.

Lors de la souscription, le client confirme avoir lu, compris et accepté les présentes CGV. L’acceptation intervient par voie électronique, au moyen de la case prévue à cet effet sur la plateforme.

Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute acceptation assortie de réserves ou de conditions particulières est réputée inexistante, sauf accord écrit du vendeur.

L’utilisateur est tenu de respecter les dispositions des présentes CGV qui lui sont applicables dans le cadre de l'utilisation de la plateforme.

Il peut exceptionnellement être dérogé aux dispositions des CGV dans la mesure où ces dérogations ont fait l'objet d'un accord écrit. Ces dérogations peuvent consister en la modification, l'ajout ou la suppression des clauses auxquelles elles se rapportent et n'ont aucune incidence sur l'application des autres dispositions des CGV.

4. Description et nature des services

Quotis est un logiciel en ligne permettant aux syndics non professionnels de faciliter la gestion administrative, comptable et organisationnelle de copropriétés en Belgique.

Selon l’offre souscrite et les fonctionnalités disponibles, Quotis peut notamment permettre :

• la gestion administrative et comptable de la copropriété ;

• l'enregistrement et le suivi des dépenses et recettes ;

• la préparation des décomptes de charges ;

• certains calculs et répartitions de charges;

• la préparation et la gestion des assemblées générales ;

• la communication avec les copropriétaires ;

• le stockage, la consultation et le partage de documents ;

• l'utilisation de fonctionnalités automatisées ou reposant sur l'intelligence artificielle.

Les fonctionnalités de Quotis peuvent être adaptées, améliorées ou faire l’objet d’évolutions, notamment pour tenir compte des évolutions techniques, réglementaires ou de sécurité. Ces évolutions ne peuvent avoir pour effet de supprimer les fonctionnalités essentielles du Service souscrit sans information préalable du client lorsque la législation applicable l’exige.

Quotis fournit un outil d'assistance à la gestion d'une copropriété. La Plateforme ne constitue pas, sauf convention distincte expressément conclue avec le client, une prestation de conseil juridique, fiscal, comptable ou notarial et ne remplace pas les professionnels compétents dans ces domaines.

Les informations, calculs, documents ou suggestions et autres résultats générés par la Plateforme, notamment au moyen des fonctionnalités automatisées ou utilisant l’intelligence artificielle, sont également fournis à titre d'assistance. Ils peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations et doivent être vérifiés par le client lorsque leur nature le justifie, notamment avant toute utilisation ou communication à des tiers.

5. Obligations du vendeur

Le vendeur met en œuvre des moyens raisonnables afin d’assurer la fourniture des Services conformément aux fonctionnalités prévues dans l’offre souscrite.

Les modalités relatives à l’accès, à la disponibilité, à la maintenance et aux éventuelles interruptions de la Plateforme sont précisées dans les CGU.

Le vendeur s’efforce de faire évoluer Quotis afin de tenir compte des évolutions réglementaires pertinentes pour les fonctionnalités proposées.

6. Obligations du client

Le client s'engage à fournir des informations exactes, complètes, à jour et disposer des droits et autorisations nécessaires concernant les données, documents et contenus qu’il introduit dans la Plateforme.

Le client veille au respect des droits des copropriétaires, occupants, fournisseurs et autres tiers concernés par les données et contenus qu'il introduit dans la Plateforme.

Le client est responsable des décisions prises dans le cadre de la gestion de la copropriété et de l’utilisation qu’il fait des résultats ou documents générés par Quotis.

Les règles relatives aux comptes, aux identifiants, à la sécurité et à l’utilisation de la plateforme sont précisées dans les CGU.

7. Prix et modalités de paiement

Les prix applicables sont ceux affichés sur la Plateforme au moment de la souscription. Ils sont indiqués en euros, toutes taxes comprises (TTC), sauf mention contraire.

Le vendeur peut modifier ses tarifs pour les nouvelles souscriptions.

Pour les abonnements en cours, toute modification tarifaire sera communiquée au client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le nouveau tarif s’appliquera à compter de la période de renouvellement suivant cette date, sous réserve des dispositions légales applicables.

Le prix est payable intégralement pour chaque période mensuelle, sans possibilité d’échelonnement. Aucun paiement n’est requis pour l’essai gratuit sans abonnement. En cas de souscription, le premier paiement intervient à la date indiquée dans le récapitulatif Stripe, puis au début de chaque nouvelle période mensuelle.

Les paiements sont sécurisés et gérés par Stripe, notre prestataire de paiement. Les données bancaires nécessaires au paiement sont traitées conformément aux conditions de ce prestataire.

Le client fournit les informations nécessaires au paiement récurrent via Stripe. Il met à jour ses coordonnées de facturation et son moyen de paiement dans le portail client Stripe accessible depuis la page d’abonnement de la copropriété.

8. Abonnement & tarification

L’accès à la plateforme est proposé sous la forme d’un abonnement de 24,99 euros TTC par mois et par copropriété gérée, sauf indication contraire au moment de la souscription.

L’abonnement est facturé mensuellement et payable par prélèvement automatique via Stripe, selon les modalités de paiement proposées lors de la souscription. Lors de celle-ci, le client fournit les informations nécessaires à la mise en place du prélèvement automatique.

L'abonnement est souscrit pour une durée initiale d’un mois et renouvelé tacitement pour des périodes successives d’un mois, au tarif en vigueur au moment du renouvellement et communiqué par Quotis, sauf résiliation dans les conditions prévues aux présentes CGV.

Le paiement de l’abonnement donne au client, pendant toute la durée de celui-ci, un droit d’accès complet à la plateforme et à l’ensemble de ses fonctionnalités disponibles pour la gestion d’une copropriété. Toute utilisation de la plateforme pour la gestion d’une copropriété supplémentaire entraîne la souscription d’un abonnement supplémentaire au tarif en vigueur.

Essai gratuit

Chaque nouvelle copropriété bénéficie d’un essai gratuit de 30 jours à compter de sa création dans Quotis, sans carte bancaire et sans engagement d’abonnement. Aucun prélèvement n’est effectué pendant cet essai.

Pendant l’essai sans abonnement, les fonctionnalités manuelles sont accessibles ; les fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) sont réservées aux copropriétés ayant souscrit un abonnement via Stripe.

L’essai sans carte ne devient pas automatiquement payant. Le client doit souscrire expressément un abonnement via Stripe. S’il souscrit pendant l’essai, l’IA est activée dès la souscription et les jours d’essai restants sont pris en compte avant la première facturation, à la date affichée dans Stripe. Après cette date, l’abonnement est facturé mensuellement et renouvelé automatiquement, sauf résiliation. Sans souscription, l’accès aux fonctionnalités de gestion prend fin à l’expiration de l’essai.

Service d'accompagnement

Le vendeur peut proposer au client un service d’accompagnement personnalisé destiné à faciliter la prise en main de Quotis.

Ce service est optionnel et peut notamment comprendre une présentation du service, une aide à sa configuration et à son utilisation ainsi que des explications relatives à ses principales fonctionnalités.

Sauf indication contraire, le tarif de ce service est de 299 € TTC.

Les modalités pratiques de l’accompagnement, notamment sa durée et son contenu, peuvent être précisées lors de la souscription.

Ce service est distinct du prix du Service principal et ne constitue pas une condition nécessaire à la souscription ou à l’utilisation du Service, sauf stipulation contraire expressément prévue dans l’offre souscrite par le client.

Le client reconnaît que la bonne utilisation du Service relève de sa responsabilité lorsqu’il choisit de ne pas souscrire au service d’accompagnement proposé.

9. Retard de paiement et suspension

Retard de paiement

En cas de non-paiement d’une somme due à son échéance, le vendeur adresse au client un rappel de paiement gratuit, conformément aux dispositions légales applicables.

Lorsque le client est un consommateur (la personne agissant en dehors de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale), ce rappel accorde un délai de 14 jours calendrier pour procéder au paiement. Lorsque le rappel est envoyé par voie postale, ce délai commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l’envoi. Lorsqu’il est envoyé par voie électronique, le délai commence à courir le jour calendrier suivant celui de son envoi.

Aucun intérêt de retard ni aucune indemnité ne peut être réclamé au client consommateur avant l’expiration de ce délai.

À défaut de paiement à l’issue de ce délai, le vendeur peut réclamer les intérêts de retard et l’indemnité forfaitaire prévus par la législation applicable, dans les limites et conditions fixées par celle-ci.

Pour les abonnements donnant lieu à des paiements réguliers, le vendeur respecte les dispositions légales applicables relatives au nombre de rappels gratuits pouvant être adressés au client consommateur.

Lorsque le client agit à des fins professionnelles, tout retard de paiement entraîne l’application des intérêts de retard et indemnités prévus par la législation applicable aux transactions commerciales, notamment la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

Suspension de l'accès à la plateforme

En cas de non-paiement persistant à l’expiration du délai accordé dans le rappel, le vendeur peut suspendre l’accès du client et des utilisateurs autorisés à la Plateforme et aux Services jusqu’au paiement intégral des sommes dues.

La suspension ne prive pas le vendeur de son droit de réclamer les sommes échues, ainsi que les intérêts et indemnités éventuellement applicables.

Si le défaut de paiement persiste malgré la suspension de l’accès à la Plateforme, le vendeur peut résilier l’abonnement conformément aux dispositions des présentes conditions générales de vente.

10. Résiliation de l'abonnement

Le client peut résilier son abonnement à tout moment depuis le portail client Stripe accessible dans l’espace abonnement de la copropriété, ou par e-mail à contact@quotisacp.be.

Sauf disposition contraire prévue lors de la souscription, la résiliation prend effet à la fin de la période d’abonnement en cours. Autrement dit, l'abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée. Aucun remboursement prorata temporis n’est dû pour la période déjà facturée, sauf disposition légale contraire.

Le vendeur peut résilier l’abonnement en cas notamment:

• de défaut de paiement persistant comme prévu à l'article 9;

• de violation substantielle des CGV ou des CGU ;

• d’utilisation frauduleuse ou manifestement abusive de la Plateforme ;

• de comportement susceptible de compromettre la sécurité ou le fonctionnement de la Plateforme.

Sauf urgence, risque de sécurité ou disposition légale contraire, le vendeur informe le client du manquement constaté et lui accorde, lorsque cela est approprié, un délai raisonnable pour y remédier.

À défaut de régularisation dans le délai imparti, le vendeur peut résilier l’abonnement. La résiliation prend effet à la date indiquée dans la notification de résiliation.

En cas de résiliation, les conditions applicables à la conservation, à la récupération et à la suppression des données sont précisées dans la politique de confidentialité.

11. Droit de rétractation du consommateur

Les dispositions du présent article s’appliquent exclusivement au client ayant la qualité de consommateur au sens du Code de droit économique.

Conformément à l'article VI.47 du Code de droit économique, lorsque le client a la qualité de consommateur et que le contrat est conclu à distance, il dispose d'un délai de 14 jours calendrier pour exercer son droit de rétractation, sans devoir justifier sa décision ni supporter de frais autres que ceux éventuellement prévus par la loi.

Le délai de rétractation commence à courir le lendemain du jour de la conclusion du contrat d'abonnement.

La période d’essai gratuite sans engagement ne constitue pas, en elle-même, un abonnement payant. Lorsque le client souscrit expressément un abonnement via Stripe, pendant ou après l’essai, le contrat d’abonnement est conclu au moment de cette souscription et le délai de rétractation de quatorze jours commence à courir le lendemain de cette conclusion.

Pour exercer ce droit de rétractation, le client peut notifier sa décision au vendeur par e-mail à contact@quotisacp.be, au moyen d’une déclaration claire de sa décision de rétractation. Il peut également utiliser la fonction « Renoncer au contrat », accessible en bas de chaque page et depuis l’espace abonnement, à l’adresse /legal/withdrawal. Un accusé de réception daté lui est envoyé par e-mail.

En cas d’exercice du droit de rétractation, le vendeur rembourse au client les sommes qu’il a, le cas échéant, versées, conformément aux dispositions légales applicables et dans un délai maximal de quatorze jours à compter du jour où le vendeur est informé de la décision du client de se rétracter. Le remboursement est effectué au moyen du même mode de paiement que celui utilisé lors de la transaction initiale, sauf accord exprès du client pour un autre moyen de paiement.

Lorsque le client demande expressément que l'exécution des services commence avant l'expiration du délai légal de rétractation, l'accès à la plateforme peut lui être accordé immédiatement. Le client conserve son droit de rétractation pendant le délai légal de quatorze jours. Toutefois, s’il exerce ce droit après le commencement de l’exécution des services, il peut être tenu de payer un montant proportionnel aux services effectivement fournis jusqu’au jour où il informe le vendeur de sa décision de se rétracter, conformément aux dispositions du Code de droit économique.

La demande expresse de commencement de l'exécution des services avant l'expiration du délai de rétractation est recueillie lors de la souscription de l’abonnement.

Modèle de déclaration de rétractation

À l’attention de Loïc Heusschen, Rue de la Motte 82, 4671 Saive, Belgique, contact@quotisacp.be.

Je vous notifie ma rétractation du contrat Quotis suivant : [référence du contrat ou de la copropriété]. Date de conclusion du contrat : […] Nom et adresse du client : […] Adresse e-mail pour l’accusé de réception : […] Date : […] Signature du client, uniquement en cas d’envoi sur papier : […]

12. Preuve

Les communications électroniques, commandes, validations, paiements et données enregistrées dans les systèmes informatiques du vendeur peuvent être utilisés comme éléments de preuve des échanges et opérations intervenus entre les parties, sous réserve des dispositions légales applicables.

13. Responsabilité

Le vendeur est tenu à une obligation de moyens dans la fourniture des Services.

Le client demeure responsable :

• de l’exactitude des informations introduites dans Quotis ;

• de la vérification des résultats et documents produits ;

• des décisions qu’il prend sur la base des informations ou fonctionnalités proposées par la plateforme ;

• de l’utilisation qu’il fait des Services ;

• de la conservation de ses documents et sauvegardes.

Le vendeur ne pourra notamment être tenu responsable des conséquences résultant d’informations erronées, incomplètes ou obsolètes communiquées ou saisies par le client ou un utilisateur, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité du vendeur est limitée aux dommages directs, certains et personnellement subis par le client et résultant d’un manquement imputable au vendeur.

Les dommages indirects ou consécutifs, tels que notamment les pertes de revenus, de bénéfices, de clientèle, d’exploitation ou d’opportunités, sont exclus dans la mesure permise par la loi.

Lorsqu’il agit en qualité de consommateur, la responsabilité totale et cumulée du vendeur, toutes causes confondues, est limitée dans toute la mesure permise par la loi applicable. Cette limitation ne peut avoir pour effet de priver le client des droits ou réparations qui lui sont garantis par les dispositions légales impératives applicables.

Lorsque le client agit à des fins professionnelles, la responsabilité totale et cumulée du vendeur, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le client au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité, dans toute la mesure permise par la loi applicable.

Aucune de ces limitations ne s'applique lorsque la responsabilité du vendeur ne peut légalement être exclue ou limitée, notamment en cas de faute intentionnelle, de décès ou de dommage corporel résultant d’une faute, ou dans toute autre hypothèse où une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi applicable.

14. Force majeure

Si l'exécution du contrat est rendue totalement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, le contrat est dissous de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations.

Si l'exécution du contrat est rendue partiellement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, la dissolution du contrat se limite aux obligations affectées par ces circonstances.

Si l'exécution du contrat est rendue temporairement impossible en raison de circonstances inévitables et imprévisibles au moment de sa conclusion, non imputables à l'une des parties, l'obligation de cette dernière est suspendue le temps de la force majeure.

Sont notamment considérés comme des cas de force majeure les évènements suivants: grèves, épidémies, tremblements de terre, incendie, inondations, blocus, actes de guerre et pannes généralisées de réseaux.

La partie se trouvant dans un cas de force majeure a l'obligation d'en informer l'autre partie dans un délai raisonnable, dès la connaissance ou dès la possibilité de connaissance de la force majeure. Dans le cas contraire, la partie défaillante devra réparer le dommage qui en résulte.

15. Imprévision

Conformément aux dispositions de l'article 5.74 du Code civil, si l'exécution du contrat est rendue excessivement onéreuse de sorte qu'on ne puisse raisonnablement l'exiger, chaque partie peut demander à l'autre l'aménagement du contrat. Cette clause n'est uniquement applicable qu'en raison de circonstances imprévisibles au moment de la conclusion du présent contrat et indépendantes de la volonté des parties.

En cas d'accord entre les parties au terme des renégociations, les parties s'engagent à matérialiser l'accord dans un avenant signé, au plus tard après la date de l'accord. Ce dernier fera partie intégrant du contrat.

A défaut d'accord dans un délai raisonnable, l'une ou l'autre partie peut demander au juge l'adaptation du contrat ou sa résolution.

16. Réclamations

Toute réclamation relative aux Services peut être adressée au vendeur à l’adresse e-mail suivante : contact@quotisacp.be.

Le vendeur s'efforce de traiter les réclamations dans un délai raisonnable.

17. Indépendance des clauses

L'illégalité ou la nullité totale ou partielle d'une disposition des présentes CGV n'aura aucun impact sur la validité et l'application des autres dispositions.

Le vendeur se réserve le droit de remplacer la disposition illégale ou nulle par une autre disposition valable et de portée similaire.

18. Modification des CGV

Le vendeur se réserve le droit de modifier les présentes conditions.

Les modifications applicables aux nouvelles souscriptions prennent effet à compter de leur mise en ligne.

Pour les abonnements en cours, toute modification substantielle des droits ou obligations du client est communiquée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le client peut résilier son abonnement avant cette entrée en vigueur. Les dispositions légales impératives restent applicables.

19. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV sont régies par le droit belge.

Sous réserve des règles impératives applicables, notamment à l’égard des consommateurs, tout litige relève des juridictions compétentes conformément au droit applicable.

Conditions générales d’utilisation

1. Champ d'application

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les "CGU") définissent les règles applicables à l'accès et à l'utilisation de Quotis (ci-après la "plateforme").

Les CGU s’appliquent à toute personne accédant à la plateforme ou l’utilisant, notamment au client et aux utilisateurs disposant d’un accès autorisé.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepter lors de la souscription ou de la création de son compte, en cochant la case prévue à cet effet.

Lorsque les fonctionnalités disponibles permettent l’accès de plusieurs utilisateurs, le client leur permet de prendre connaissance des présentes CGU. Chaque utilisateur est tenu de les respecter.

Il peut exceptionnellement être dérogé aux dispositions des CGU par un accord écrit. Ces dérogations peuvent consister en la modification, l'ajout ou la suppression des clauses auxquelles elles se rapportent et n'ont aucune incidence sur l'application des autres dispositions des CGU.

Les conditions relatives à la souscription, au prix, au paiement et à la résiliation de l'abonnement ainsi qu'aux obligations contractuelles des parties sont régies par les Conditions générales de vente (ci-après les « CGV »).

2. Disponibilité de la plateforme

Des interruptions temporaires peuvent intervenir, notamment pour des opérations de maintenance, de mise à jour, de sauvegarde, de sécurité ainsi qu'en cas de difficultés techniques ou d'évènements indépendants de la volonté du vendeur.

Lorsque cela est raisonnablement possible, le vendeur informe les utilisateurs des interruptions programmées susceptibles d'affecter significativement l'accès à la plateforme.

Les conditions et limites de responsabilité du vendeur sont régies par les CGV.

3. Compte et identifiants

L’accès aux services de gestion nécessite la création préalable d’un compte. Les modalités de l’essai gratuit et des fonctionnalités soumises à abonnement sont précisées dans les CGV.

L’inscription et l’utilisation de la plateforme sont réservées aux personnes physiques disposant de la capacité juridique nécessaire. Le client complète et valide le formulaire d’inscription disponible sur la plateforme et accepte les présentes Conditions.

Lors de son inscription, le client s’engage à fournir des informations exactes, sincères, complètes et à jour. Il lui appartient de vérifier régulièrement les informations renseignées dans son Espace personnel et de les mettre à jour lorsque cela est nécessaire.

Une adresse e-mail valide est obligatoire pour créer un Compte. Cette adresse est notamment utilisée par le vendeur pour transmettre au client les communications relatives aux Services, à son Compte et au fonctionnement de la Plateforme. Une même adresse e-mail ne peut être utilisée pour plusieurs Comptes, sauf disposition contraire prévue par le vendeur.

Le client s’engage à consulter régulièrement les communications adressées à l’adresse e-mail associée à son Compte.

Après son inscription, le client dispose d’un compte personnel lui permettant d’accéder aux Services disponibles dans le cadre de son essai ou de son abonnement (le « Compte » ou « Espace personnel »).

L’accès au Compte s’effectue au moyen des identifiants de connexion définis lors de l’inscription ou ultérieurement. L’identifiant et le mot de passe sont personnels et confidentiels. Le client et chaque utilisateur sont responsables de leur conservation et s’engagent à ne pas les communiquer à des tiers.

Le client et chaque utilisateur sont responsables de toute utilisation effectuée au moyen de ses identifiants, sauf s’ils démontrent que cette utilisation résulte d’un accès frauduleux qui ne leur est pas imputable. En cas de perte, de vol, de divulgation ou d’utilisation non autorisée de leurs identifiants, ils doivent en informer le vendeur dans les meilleurs délais afin que les mesures nécessaires puissent être prises.

Le vendeur peut demander au client ou à un utilisateur de modifier ses identifiants ou suspendre temporairement l’accès au compte lorsqu’une utilisation frauduleuse, non autorisée ou contraire aux présentes Conditions est constatée ou suspectée.

Le vendeur se réserve le droit de refuser ou de suspendre une inscription ou un Compte en cas de non-respect des présentes Conditions, sous réserve des dispositions légales applicables.

4. Utilisation de la Plateforme

Le client et l'utilisateur s'engagent à utiliser la plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU et à la législation applicable.

Il est notamment interdit au client et à l'utilisateur :

• d'utiliser la plateforme à des fins illicites ou frauduleuses ;

• de tenter d'accéder à un compte, à des données ou à des fonctionnalités auxquels ils ne sont pas autorisés à accéder, notamment aux données ou documents d'une copropriété;

• de contourner ou de neutraliser les dispositifs de sécurité de la plateforme ;

• d'introduire des virus, logiciels malveillants ou tout autre élément susceptible d'en perturber le fonctionnement ;

• de perturber ou tenter de perturber le fonctionnement de la plateforme ;

• de reproduire, copier, revendre ou exploiter commercialement la plateforme ou ses fonctionnalités en dehors des droits qui leur sont accordés;

• d'utiliser la plateforme d'une manière susceptible de porter atteinte à Quotis, au vendeur, aux autres utilisateurs ou à des tiers.

5. Données, documents et contenus

La plateforme permet de télécharger, stocker, consulter ou communiquer des documents dans les limites des fonctionnalités disponibles, notamment les actes de base, factures et procès-verbaux.

Le client demeure responsable des données, documents et contenus qu'il introduit dans la plateforme. Il garantit disposer des droits et autorisations nécessaires à leur utilisation et, le cas échéant, à leur partage, et veille à ce que les utilisateurs qu’il autorise disposent des autorisations nécessaires.

Le client est invité à conserver des sauvegardes indépendantes des documents et données importants.

Les règles relatives au traitement, à la conservation et à la suppression des données ainsi que les responsabilités respectives des parties sont précisées dans la Politique de confidentialité et dans les CGV.

6. Informations disponibles sur la plateforme

Le vendeur s’efforce de fournir, au sein de la plateforme, des informations utiles et à jour.

Toutefois, certaines informations peuvent provenir de sources tierces ou être susceptibles d’évoluer. Le vendeur ne garantit donc pas que l’ensemble des informations disponibles sur la plateforme soit en permanence exhaustif, exact ou à jour.

Le client ou l’utilisateur peut signaler au vendeur tout contenu manifestement illicite ou susceptible de porter atteinte aux droits d’un tiers afin que celui-ci puisse être examiné et, le cas échéant, faire l’objet des mesures appropriées.

7. Propriété intellectuelle

La structure de la plateforme, mais aussi les textes, graphiques, images, photographies, sons, vidéos, bases de données, marques, logos etc., sont protégés par les dispositions applicables en matière de propriété intellectuelle et, lorsqu’ils ne sont pas détenus par des tiers, appartiennent au vendeur ou sont exploités par celui-ci avec les droits nécessaires.

L'utilisation de la plateforme et des services ne confère au client ou à l'utilisateur aucun droit de propriété sur ces éléments.

Toute reproduction, adaptation, modification, distribution, mise à disposition, commercialisation ou exploitation, partielle ou totale, de la plateforme ou de ses éléments, par quelque procédé que ce soit, est interdite sans l'autorisation préalable, expresse et écrite du vendeur, sauf lorsque cette utilisation est autorisée par la loi ou expressément prévue par les présentes.

Le client et les utilisateurs conservent leurs droits sur les données, documents et contenus qu'ils introduisent dans la plateforme. Ils accordent au vendeur, pendant la durée nécessaire à la fourniture des Services, les droits strictement nécessaires à leur hébergement, stockage, traitement, affichage et partage, conformément aux fonctionnalités de la Plateforme.

8. Liens vers des sites internet tiers

La plateforme pourrait contenir des liens ou hyperliens renvoyant vers des sites internet exploités par des tiers.

Ces liens sont fournis à titre informatif et ne signifient pas que le vendeur contrôle, vérifie ou approuve les contenus, produits ou services proposés sur ces sites.

Le vendeur n'est pas responsable du fonctionnement, du contenu, de la disponibilité ou des pratiques de traitement des données des sites tiers.

L'utilisateur est invité à prendre connaissance des conditions applicables aux sites tiers qu'il consulte.

9. Fonctionnalités automatisées et intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de Quotis peuvent utiliser des systèmes automatisés ou des technologies d'intelligence artificielle.

Ces fonctionnalités sont destinées à assister l'utilisateur dans l'utilisation de la Plateforme et peuvent notamment contribuer à analyser, organiser, résumer ou générer certains contenus.

Les résultats produits automatiquement peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations. L'utilisateur doit en apprécier la pertinence et, lorsque leur nature le justifie, procéder aux vérifications nécessaires avant de les utiliser, de les communiquer à des tiers ou de prendre une décision sur leur fondement.

10. Suspension ou restriction d'accès

Le vendeur peut limiter ou suspendre temporairement l’accès à tout ou partie de la Plateforme lorsqu’une telle mesure est nécessaire notamment pour :

• assurer la sécurité de la plateforme ;

• prévenir ou faire cesser une utilisation frauduleuse ou abusive ;

• protéger les données des utilisateurs ;

• faire face à un incident technique ou de sécurité ;

• faire cesser une violation des présentes CGU.

Lorsque cela est raisonnablement possible et compatible avec la sécurité de la plateforme, le vendeur informe préalablement l'utilisateur du manquement constaté et lui permet de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Les suspensions ou résiliations liées à l’exécution ou à la cessation de l’abonnement, notamment en cas de défaut de paiement, sont régies par les CGV.

11. Protection des données personnelles

Le vendeur, en sa qualité d’exploitant et de fournisseur de la Plateforme Quotis, agit, selon la nature et les finalités des traitements concernés, soit en qualité de responsable du traitement, soit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

Pour les données à caractère personnel introduites dans la plateforme par le client dans le cadre de la gestion de sa copropriété, le client agit en principe en qualité de responsable du traitement et le vendeur agit en qualité de sous-traitant, dans la mesure où il traite ces données pour fournir les services et conformément aux instructions du client.

Pour ses propres traitements, notamment ceux nécessaires à la gestion de la relation contractuelle, à la facturation, à la sécurité, à la gestion du site internet ainsi qu'à la gestion des prospects et des communications, le vendeur agit en qualité de responsable du traitement.

Les modalités applicables aux traitements réalisés par le vendeur en qualité de responsable du traitement sont précisées dans sa Politique de confidentialité.

Les modalités applicables aux traitements réalisés par le vendeur en qualité de sous-traitant sont précisées dans l'Annexe RGPD – Accord de traitement des données à caractère personnel.

Le vendeur s'engage à respecter les dispositions du RGPD, la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ainsi que toute autre réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

12. Modification des CGU

Le vendeur peut modifier les présentes CGU afin notamment de tenir compte de l'évolution de la Plateforme, de ses fonctionnalités, de la législation ou des exigences de sécurité.

La version applicable est celle en vigueur au moment de l'utilisation de la plateforme, sous réserve des dispositions légales applicables.

Lorsque la modification constitue une modification substantielle des droits ou obligations du client ou des utilisateurs, le vendeur en informe le client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.

13. Dispositions générales

Si l'une des dispositions des présentes CGU est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres dispositions restent pleinement applicables. Le vendeur et le client s'efforceront, dans la mesure du possible, de remplacer la disposition concernée par une disposition valable ayant un effet économique et juridique aussi proche que possible de celui recherché initialement.

Les présentes CGU sont complémentaires aux CGV et à la Politique de confidentialité de Quotis.

En cas de contradiction entre les CGU et les CGV concernant les conditions commerciales ou contractuelles de l'abonnement, les CGV prévalent.

Politique en matière de cookies

1. Qui sommes-nous ?

Le site web que vous utilisez est publié par:

Loïc Heusschen

Rue de la Motte 82

4671 Saive

Belgique

N° d'entreprise (BCE): 0789.949.984

E-mail: contact@quotisacp.be

La présente politique explique comment des cookies et autres technologies similaires peuvent être utilisés lorsque vous consultez notre site Internet.

Elle complète notre politique de confidentialité, qui précise notamment la manière dont nous traitons les données à caractère personnel.

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des cookies utilisés, de la Plateforme ou des exigences légales applicables. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de la présente politique.

2. Qu'est-ce qu'un cookie?

Un cookie est un petit fichier texte ou un identifiant similaire qui est enregistré sur votre appareil ou auquel le site Internet accède lorsque vous consultez celui-ci.

Les cookies peuvent notamment permettre au site de fonctionner correctement, de mémoriser certaines préférences ou, lorsque vous y avez consenti, de mesurer l'utilisation du site.

3. Quels types de cookies utilisons-nous?

Cookies strictement nécessaires

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture d'un service que vous avez expressément demandé.

Ils peuvent notamment être utilisés pour :

• maintenir une session utilisateur active ;

• assurer l'authentification et la sécurité ;

• mémoriser la fermeture du bandeau d’information sur les cookies pendant 180 jours, au moyen du cookie quotis_cookie_notice ;

• sécuriser le processus de paiement, lorsque le client accède à Stripe.

Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement préalable lorsqu'ils sont effectivement strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture du service demandé.

Cookies analytiques et publicitaires

Quotis n’utilise actuellement aucun cookie de mesure d’audience, de marketing ou de publicité comportementale. La fermeture du bandeau d’information n’active aucun suivi facultatif.

Si de tels traceurs sont ajoutés à l’avenir, ils ne seront activés qu’après un consentement préalable, spécifique et révocable ; la présente politique sera mise à jour.

Cookies tiers

Certains services intégrés dans Quotis peuvent être fournis par des tiers et entraîner l'utilisation de cookies ou de technologies similaires.

Lorsque vous effectuez un paiement, Stripe peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement et à la sécurisation du service de paiement, notamment à des fins de prévention et de détection de la fraude. Ces cookies sont régis par la politique de confidentialité de Stripe.

Les cookies non nécessaires ne sont utilisés qu’après obtention de votre consentement préalable.

4. Gestion des cookies

Le bouton « J’ai compris » ferme le bandeau d’information relatif aux cookies nécessaires. Le bouton « Informations sur les cookies », en bas de chaque page, permet de le rouvrir. Il ne s’agit pas d’un consentement à des traceurs facultatifs.

Vous pouvez également supprimer ou désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut toutefois affecter le fonctionnement ou l’accès à certaines fonctionnalités du site.

Pour plus d'informations sur la gestion des cookies, vous pouvez consulter les paramètres ou la documentation d’aide de votre navigateur.

5. Politique de confidentialité

Pour plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel pouvant résulter de l'utilisation de cookies et de technologies similaires, veuillez consulter notre politique de confidentialité.

La présente politique en matière de cookies complète la politique de confidentialité de Quotis.

6. Contact

Pour toute question concernant la présente Politique en matière de cookies, vous pouvez nous contacter:

Par courrier :

Loïc Heusschen

Rue de la Motte 82

4671 SAIVE

BELGIQUE

Par courrier électronique : contact@quotisacp.be

Lorsque l'utilisation de cookies ou de technologies similaires implique le traitement de données à caractère personnel, les personnes concernées peuvent exercer les droits qui leur sont reconnus par la réglementation applicable, dans les conditions précisées dans notre politique de confidentialité.

Politique de confidentialité

Loïc Heusschen, exploitant et vendeur des services proposés sous la dénomination « Quotis », accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel et s’engage à traiter celles-ci conformément à la réglementation applicable, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel  (« RGPD »), ainsi qu'à la législation belge applicable en matière de protection des données.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur les données à caractère personnel traitées dans le cadre des services Quotis, les finalités et bases juridiques de ces traitements, les catégories de destinataires, les durées de conservation ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées.

La présente politique distingue les traitements pour lesquels Loïc Heusschen agit en qualité de responsable du traitement de ceux pour lesquels il agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un client de Quotis. Cette distinction est déterminée en fonction de la nature et des finalités de chaque traitement.

Lorsque Loïc Heusschen traite des données pour ses propres finalités, notamment dans le cadre de la gestion de son activité, de ses relations commerciales, de la facturation, du support, de la sécurité ou du site internet, il agit en qualité de responsable du traitement.

Lorsque les données à caractère personnel relatives à une copropriété sont introduites sur la plateforme Quotis par un syndic non professionnel et sont traitées uniquement afin de permettre l'utilisation de Quotis dans la gestion d'une copropriété, Loïc Heusschen agit en principe en qualité de sous-traitant du syndic. Dans ce cadre, le syndic détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement et demeure responsable des décisions relatives à leur collecte, leur utilisation et leur conservation. Loïc Heusschen traite ces données conformément aux instructions documentées du syndic et aux dispositions contractuelles applicables, conformément à l'article 28 du RGPD. Les modalités applicables à ces traitements sont précisées dans l’Annexe RGPD – Accord relatif au traitement des données à caractère personnel, qui fait partie intégrante du contrat conclu entre Loïc Heusschen et le client.

1. Champ d'application

Dans le cadre de son site internet, de ses activités commerciales et de la fourniture des services Quotis, Loïc Heusschen est susceptible de traiter des données à caractère personnel.

La présente politique s'applique notamment aux personnes qui :

• visitent le site internet Quotis ;

• prennent contact avec Loïc Heusschen ou demandent des informations sur les services Quotis;

• souscrivent ou utilisent les services de Quotis;

• agissent pour le compte d'un client de Quotis;

• reçoivent des communications de Loïc Heusschen.

Les données à caractère personnel relatives aux copropriétaires, occupants, membres d'une copropriété, mandataires, fournisseurs ou autres personnes enregistrées sur le site Quotis par un client dans le cadre de la gestion d'une copropriété peuvent faire l’objet d’un traitement pour lequel Loïc Heusschen agit en qualité de sous-traitant.

2. Responsable du traitement

Pour les traitements concernés par la présente politique, le responsable du traitement est :

Loïc Heusschen

Adresse : Rue de la Motte 82, 4671 Saive Belgique

Numéro d'entreprise (BCE) : 0789.949.984

E-mail : contact@quotisacp.be

Quotis est la dénomination sous laquelle les services et la plateforme sont exploités et commercialisés par Loïc Heusschen.

Contact pour la protection des données

Pour toute question relative aux données personnelles, contactez Loïc Heusschen à contact@quotisacp.be.

3. Catégories de données traitées

Selon votre relation avec Loïc Heusschen et votre utilisation des services proposés par Quotis, différentes catégories de données à caractère personnel peuvent être traitées:

• les informations relatives à la copropriété et à ses lots ;

• les données relatives aux copropriétaires et autres personnes concernées ;

• les données nécessaires à la gestion administrative, comptable et financière de la copropriété;

• les documents enregistrés dans Quotis.

Pour la gestion de sa propre relation avec les utilisateurs, Quotis traite également l’adresse e-mail du compte, les coordonnées de contact et de facturation, les identifiants de paiement Stripe, les demandes de support et de rétractation, ainsi que les preuves d’acceptation des conditions (version, texte présenté, date et compte concerné). Les preuves d’acceptation ne constituent pas un consentement à la publicité.

4. Finalités et bases juridiques des traitements

Loïc Heusschen traite les données à caractère personnel dont il est responsable pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et sur la base d'un fondement juridique approprié.

Selon le contexte, les données peuvent notamment être traitées aux fins suivantes :

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen, celui-ci veille à ce que cet intérêt ne soit pas supplanté par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Les données traitées par Loïc Heusschen en qualité de sous-traitant pour le compte d’un syndic ne sont pas utilisées pour ses propres finalités, sauf notamment lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale qui lui est applicable.

5. Communications commerciales et marketing direct

Loïc Heusschen peut adresser des communications relatives aux services de Quotis, à ses actualités ou à ses offres commerciales.

Les traitements réalisés à des fins de marketing direct sont effectués conformément au RGPD et à la réglementation belge applicable aux communications commerciales électroniques.

Selon le contexte et les conditions légales applicables, ces traitements peuvent reposer sur votre consentement ou sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen.

Lorsque votre consentement est requis, celui-ci est recueilli de manière libre, spécifique, éclairée et univoque.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct ou retirer votre consentement lorsqu'il constitue la base juridique du traitement.

Cette opposition ou ce retrait peut être exercé gratuitement en contactant Loïc Heusschen à l’adresse e-mail indiquée au point 2 et, lorsqu’un lien de désinscription est proposé dans une communication, au moyen de ce lien.

6. Destinataires des données

Les données à caractère personnel dont Loïc Heusschen est responsable peuvent être accessibles, dans la mesure nécessaire aux finalités poursuivies, aux catégories de destinataires suivantes:

• à Loïc Heusschen et aux personnes habilitées à intervenir pour son compte ;

• aux prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour son compte, notamment pour l'hébergement, le stockage, la maintenance et la sécurité informatique ou l'envoi de communications ;

• aux prestataires de paiement, lorsque cela est nécessaire au traitement des paiements;

• aux conseillers professionnels, notamment comptables, avocats ou auditeurs, lorsque cela est nécessaire ;

• aux autorités publiques ou judiciaires lorsque la loi l'impose ou l'autorise.

Loïc Heusschen veille à ce que les sous-traitants auxquels il fait appel présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et encadre leurs interventions conformément aux exigences du RGPD.

Les données à caractère personnel ne sont pas vendues à des tiers et ne sont pas communiquées à des fins publicitaires pour leur propre compte.

7. Durée de conservation des données

Lorsque Loïc Heusschen traite des données relatives à une copropriété en qualité de responsable du traitement, celles-ci sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales applicables ou de la nécessité de conserver certaines données afin d'établir, d'exercer ou défendre des droits.

La durée de conservation varie notamment selon :

• la nature de la relation avec Loïc Heusschen;

• la finalité du traitement ;

• les obligations légales et comptables applicables ;

• la nécessité de conserver certaines données à des fins probatoires ou pour la défense des droits de Loïc Heusschen.

À titre général :

• les données relatives aux prospects sont conservées pendant la durée nécessaire au suivi de la relation commerciale et, lorsque les conditions légales sont réunies, pendant la durée autorisée pour la prospection;

• les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pendant les périodes nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits de Loïc Heusschen ;

• les données de facturation et documents comptables sont conservés pendant les durées imposées par la législation applicable ;

• les données communiquées dans le cadre de demandes d'information ou de support sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et, le cas échéant, pendant la durée nécessaire à la défense des droits de Loïc Heusschen.

En cas de suspension ou de mise en pause du compte, les données restent conservées pendant la durée nécessaire au maintien du service et, le cas échéant, à sa reprise.

En cas de fin définitive du contrat, les données dont Loïc est responsable sont conservées pendant une période maximale d'un an, sauf obligation légale ou nécessité particulière justifiant une conservation plus longue. À l'issue de cette période, les données sont supprimées, sous réserve de celles devant légalement être conservées.

8. Sécurité des données

Loïc Heusschen met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou tout traitement non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre:

• le chiffrement des communications au moyen de protocoles sécurisés tels que TLS ;

• la sécurisation des mots de passe au moyen de mécanismes de protection appropriés;

• la limitation des accès aux seules personnes qui en ont besoin ;

• la gestion des habilitations et des droits d'accès ;

• des mécanismes de sauvegarde et de restauration ;

• la surveillance et la sécurisation des infrastructures ;

Les mesures de sécurité sont régulièrement réévaluées et adaptées en fonction de l'évolution des risques et des technologies.

9. Transfert des données en dehors de l'EEE

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen (EEE), Loïc Heusschen veille à ce que ce transfert soit effectué conformément au RGPD.

Il peut notamment s'agir :

• d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ;

• de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;

• ou de toute autre mécanisme ou garantie approprié prévu par le RGPD.

Lorsque cela est nécessaire, des mesures complémentaires peuvent être mises en œuvre afin de garantir un niveau de protection des données à caractère personnel approprié.

10. Vos droits

Dans le cadre du RGPD, les personnes concernées disposent notamment des droits suivants à l'égard des traitements dont Loïc Heusschen est responsable:

• Droit d'accès: obtenir la confirmation que des données à caractère personnel sont traitées et, le cas échéant, accéder à ces données et aux informations relatives à leur traitement;

• Droit de rectification: demander la correction de données à caractère personnel inexactes ou leur complétude lorsqu'elles sont incomplètes.

• Droit à l'effacement: demander la suppression de données à caractère personnel dans les conditions prévues par le RGPD, sous réserve notamment des données que Loïc Heusschen est légalement tenu de conserver.

• Droit à la limitation du traitement: demander, dans les conditions prévues par le RGPD, la limitation du traitement de ses données à caractère personnel;

• Droit à la portabilité: recevoir les données à caractère personnel fournies à Loïc Heusschen dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, demander leur transmission à un autre responsable du traitement;

• Droit de retrait du consentement: lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

• Droit d'opposition: s'opposer, à tout moment, dans les conditions prévues par le RGPD, à certains traitements de ses données à caractère personnel, notamment lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime de Loïc Heusschen.

L'exercice de certains de ces droits peut être limité dans les cas prévus par la réglementation, notamment lorsque la conservation de certaines données est imposée par la loi.

Pour les traitements dont Loïc Heusschen est lui-même responsable, vous pouvez exercer vos droits en le contactant:

Par courrier : Loïc Heusschen, Rue de la Motte 82, 4671 Saive, Belgique.

Par e-mail : contact@quotisacp.be

Afin de protéger les données à caractère personnel, des informations complémentaires peuvent être demandées afin de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire et proportionné.

Les demandes d'exercice des droits sont traitées dans les délais prévus par le RGPD. En principe, une réponse est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Dans ce cas, la personne concernée en est informée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

11. Réclamations auprès de l'Autorité de protection des données

Vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), autorité de contrôle belge en matière de protection des données :

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

Site internet: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen

12. Décision automatisée et profilage

Loïc Heusschen n'utilise pas, dans le cadre des traitements couverts par la présente politique, de processus de décision automatisée produisant à l'égard des personnes concernées des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

Si cette situation devait évoluer, les informations requises par le RGPD seraient communiquées aux personnes concernées lorsque cela est applicable.

13. Modification de la politique

Loïc Heusschen peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte notamment des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.

La version applicable est celle publiée sur le site de Quotis. La date de dernière mise à jour est indiquée en début de document.

Lorsque les modifications sont susceptibles d'avoir une incidence significative sur les droits des personnes concernées, Loïc Heusschen prendra, lorsque cela est requis, les mesures d'information appropriées.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou aux traitements de données à caractère personnel dont Loïc Heusschen est responsable, vous pouvez le contacter aux coordonnées indiquées au point 2.

Annexe RGPD — Accord de traitement des données

Entre :

Loïc Heusschen, exploitant et vendeur de la plateforme « Quotis »,

Adresse : Rue de la Motte 82, 4671 Saive Belgique

Numéro d'entreprise (BCE) : 0789.949.984

E-mail : contact@quotisacp.be

Ci-après dénommé « le sous-traitant »,

Et:

Le client, syndic non professionnel, souscrivant aux services Quotis dans le cadre de la gestion de sa copropriété.

Ci-après dénommé « le responsable du traitement »,

Ensemble dénommés les « parties ».

1. Objet

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement dans le cadre de l'utilisation de la plateforme Quotis.

Elle constitue l'accord relatif au traitement des données à caractère personnel visé notamment à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

Le présent accord s'applique uniquement aux traitements pour lesquels le client agit en qualité de responsable du traitement et Loïc Heusschen intervient en qualité de sous-traitant.

Pour les traitements effectués pour ses propres finalités, notamment dans le cadre de sa gestion interne, de ses relations commerciales, de sa facturation, de son site internet, de la gestion de ses prospects ou du respect de ses obligations légales, Loïc Heusschen agit en qualité de responsable du traitement. Ces traitements sont régis par sa Politique de confidentialité.

Les termes utilisés dans la présente annexe ont le sens qui leur est attribué par le RGPD.

2. Rôles des Parties

Le responsable du traitement

Le client (syndic non professionnel) agit en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel qu'il introduit dans Quotis dans le cadre de la gestion de la copropriété.

Le responsable du traitement s'assure notamment que les traitements de données à caractère personnel réalisés par le sous-traitant dans le cadre de l'utilisation de Quotis sont licites et reposent sur une base juridique appropriée.

Le sous-traitant

Loïc Heusschen agit en qualité de sous-traitant pour les données à caractère personnel traitées dans Quotis pour le compte du client.

Il traite ces données conformément aux instructions documentées du client et dans la mesure nécessaire à la fourniture des services Quotis.

3. Catégories de données à caractère personnel

Dans le cadre de l'exécution de ses prestations, le sous-traitant peut être amené à traiter, pour le compte du responsable du traitement, notamment les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• données d'identification et coordonnées : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone et, le cas échéant, qualité ou fonction ;

• données relatives à la copropriété et aux lots ;

• données relatives aux quotités et aux droits attachés aux lots ;

• données comptables et financières nécessaires à la gestion de la copropriété ;

• données relatives aux appels de fonds, paiements et décomptes ;

• documents enregistrés dans Quotis contenant, le cas échéant, des données à caractère personnel ;

• échanges et communications enregistrés sur la plateforme ;

• données relatives aux utilisateurs de la plateforme ;

• toute autre donnée à caractère personnel introduite dans Quotis par le responsable du traitement et nécessaire aux finalités définies dans le cadre du présent contrat.

Le sous-traitant ne collecte pas, de sa propre initiative, de données à caractère personnel supplémentaires auprès des personnes concernées, sauf lorsque cette collecte est nécessaire à l'exécution de ses prestations et prévue par les instructions du responsable du traitement ou imposée par une obligation légale applicable au sous-traitant.

4. Catégories de personnes concernées

Les données traitées dans le cadre de la présente annexe peuvent notamment concerner :

• les copropriétaires ;

• les occupants, lorsque cela est nécessaire à la gestion de la copropriété ;

• les membres ou représentants de l'association des copropriétaires;

• les mandataires;

• les personnes de contact ;

• les prestataires ou fournisseurs de la copropriété ;

• toute autre personne dont les données sont introduites dans Quotis par le responsable du traitement dans le cadre de sa mission.

Le responsable du traitement détermine les personnes concernées par les traitements qu'il met en œuvre et dont les données sont introduites dans Quotis.

5. Objet, nature et finalités du traitement

Les traitements effectués par le sous-traitant ont pour objet de permettre au responsable du traitement d'utiliser les fonctionnalités de la plateforme Quotis dans le cadre de la gestion de sa copropriété.

Dans ce cadre, le sous-traitant peut notamment effectuer, pour le compte du responsable du traitement, les opérations suivantes:

• la collecte ou l'enregistrement des données au moyen de la plateforme ;

• l'hébergement, le stockage et la conservation des données ;

• la consultation, l'affichage, l'organisation, la structuration et la mise à disposition des données ;

• la modification ou la mise à jour des données, à la demande ou sous le contrôle du responsable du traitement ;

• la génération de documents, états, décomptes ou autres informations au moyen des fonctionnalités de Quotis ;

• la sauvegarde et la restauration des données ;

• la sécurisation des données et de la plateforme ;

• la suppression des données conformément aux instructions du responsable du traitement et aux obligations légales applicables.

Le sous-traitant peut également accéder aux données lorsque cet accès est strictement nécessaire à la maintenance de la plateforme, à la résolution de problèmes techniques, à la sécurité du service, à la prévention ou à la résolution d'un incident ou à l'assistance apportée au responsable du traitement.

Les traitements sont réalisés afin de permettre au responsable du traitement d'assurer notamment les finalités suivantes dans le cadre de la gestion de sa copropriété :

• la gestion des copropriétaires, des personnes concernées et des lots ;

• la gestion des appels de fonds, des paiements et des décomptes ;

• la gestion des données comptables et financières nécessaires à la gestion de la copropriété ;

• la préparation, la gestion, la conservation et la mise à disposition des documents relatifs à la copropriété ;

• la communication d'informations aux personnes concernées par le responsable du traitement ;

• la mise en œuvre de toute autre fonctionnalité proposée par Quotis et activée par le responsable du traitement dans le cadre de la gestion de sa copropriété.

6. Durée du traitement

Le traitement des données par le sous-traitant commence à compter de leur introduction sur le site Quotis et se poursuit pendant la durée d'utilisation du service par le responsable du traitement.

Lorsque le compte du responsable du traitement est temporairement mis en pause, les données restent conservées pendant la durée nécessaire à la reprise ultérieure du service.

À la fin du contrat, les données à caractère personnel restent conservées pendant une période de douze (12) mois afin de permettre au responsable du traitement d'en demander la restitution ou la suppression, conformément au point 16.

Cette période ne fait pas obstacle à la conservation des données dont la conservation est imposée par une obligation légale ou qui est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense des droits du sous-traitant.

7. Catégories particulières de données

Les catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’article 9 du RGPD ne sont pas destinées à être introduites dans Quotis.

En cas d'introduction accidentelle ou non nécessaire de telles données, le responsable du traitement en informe le sous-traitant lorsque cette information est nécessaire à la mise en œuvre de mesures appropriées.

Le sous-traitant ne recherche pas activement de telles données et ne les utilise pas pour ses propres finalités.

8. Instructions du responsable du traitement

Le sous-traitant traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et conformément à ses instructions documentées.

Les instructions résultent notamment :

• du contrat, des CGV et des CGU applicables ;

• de la présente annexe;

• des fonctionnalités de Quotis utilisées par le responsable du traitement ;

• des demandes que le responsable du traitement adresse au sous-traitant dans le cadre du fonctionnement du service.

Si le sous-traitant estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable en matière de protection des données, il en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais.

9. Confidentialité

Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel:

• aient accès uniquement aux données nécessaires à l'exécution de leurs fonctions ;

• soient soumises à une obligation de confidentialité ;

• soient informées des règles applicables en matière de protection des données ;

• respectent les instructions du responsable du traitement.

L'obligation de confidentialité continue de s'appliquer après la fin des fonctions des personnes concernées et, le cas échéant, après la fin de la relation contractuelle.

10. Sécurité des données

Le sous-traitant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés aux traitements.

Ces mesures peuvent notamment comprendre:

• le chiffrement des communications au moyen de protocoles sécurisés ;

• la protection des mots de passe au moyen de mécanismes de sécurité appropriés ;

• la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;

• la gestion des droits et habilitations ;

• la sauvegarde et la restauration des données;

• la sécurisation de l'infrastructure informatique ;

• des mesures destinées à prévenir les accès non autorisés ;

• la surveillance et la sécurisation des systèmes.

Le sous-traitant réévalue régulièrement l'adéquation de ces mesures au regard de l'évolution des risques et des technologies.

11. Sous-traitants ultérieurs

Le responsable du traitement autorise de manière générale le sous-traitant à faire appel à des sous-traitants ultérieurs lorsque ceux-ci sont nécessaires à la fourniture des services de Quotis, notamment pour l'hébergement, le stockage, la sauvegarde, la maintenance, la sécurité ou autres prestations techniques nécessaires au fonctionnement de Quotis.

Le sous-traitant veille à ce que chaque sous-traitant ultérieur soit soumis, par contrat ou par un autre acte juridique, aux mêmes obligations en matière de protection des données que celles prévues dans la présente annexe, notamment en ce qui concerne la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur dans les conditions prévues par le RGPD.

Le responsable du traitement peut s'opposer à l'ajout ou au remplacement d'un sous-traitant ultérieur pour des motifs liés à la protection des données.

En cas d'opposition, les parties recherchent de bonne foi une solution permettant, dans la mesure du possible, de maintenir les services concernés dans des conditions conformes au RGPD.

Le sous-traitant demeure pleinement responsable à l'égard du responsable du traitement de l'exécution par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations en matière de protection des données.

12. Violation de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel portant sur des données traitées pour le compte du responsable du traitement, le sous-traitant informe celui-ci dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Cette information précise, dans la mesure des informations disponibles :

• la nature de la violation ;

• les catégories de données à caractère personnel concernées ;

• les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées ;

• les conséquences probables de la violation ;

• les mesures prises ou envisagées afin de remédier à la violation et d'en limiter les conséquences.

Le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement afin de permettre à celui-ci de respecter ses obligations en matière de notification d'une violation de données auprès de l'autorité de contrôle et, lorsque cela est requis, des personnes concernées.

Le responsable du traitement demeure responsable de l'appréciation de la nécessité de notifier la violation à l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, aux personnes concernées.

13. Assistance du responsable du traitement

Le sous-traitant fournit au responsable du traitement, dans la mesure nécessaire et compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, une assistance permettant à celui-ci de satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu du RGPD, notamment en matière:

• de sécurité du traitement ;

• de notification des violations de données à caractère personnel;

• d'exercice des droits des personnes concernées ;

• d'analyses d'impact relatives à la protection des données, lorsque cela est nécessaire.

14. Assistance dans l'exercice des droits des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, le sous-traitant assiste, dans la mesure nécessaire, le responsable du traitement afin de lui permettre de répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées.

Cette assistance peut notamment comprendre :

• la recherche et l'accès aux données dans la plateforme ;

• la modification ou la correction technique des données sur instruction du responsable du traitement ;

• l'exportation des données lorsque cette fonctionnalité est disponible ;

• la suppression des données, sur instruction du responsable du traitement ;

• la limitation technique du traitement lorsque cette fonctionnalité est disponible.

Lorsqu'une personne concernée adresse directement au sous-traitant une demande relative aux données de copropriété, le sous-traitant la transmet au responsable du traitement dans les meilleurs délais, sauf instruction contraire de celui-ci.

Le sous-traitant ne décide pas lui-même du bien-fondé d'une demande lorsque cette décision relève du responsable du traitement.

15. Transferts de données en dehors de l'EEE

Lorsque le traitement implique un transfert de données à caractère personnel vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen, le sous-traitant veille à ce que ce transfert soit effectué conformément au RGPD.

Le transfert peut notamment reposer sur :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;

• des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;

• tout autre mécanisme de transfert prévu par le RGPD.

Lorsque cela est nécessaire, des mesures complémentaires appropriées sont mises en œuvre.

16. Restitution ou suppression des données

À la fin du contrat, le responsable du traitement peut, pendant la période prévue au point 6, demander la restitution de ses données ou leur suppression.

Lorsque la restitution est demandée, les données sont restituées dans un format raisonnablement exploitable, lorsque cette possibilité est techniquement disponible.

Lorsque le responsable du traitement demande la suppression de ses données, le sous-traitant procède à leur suppression dans un délai raisonnable, sous réserve des données dont la conservation est imposée par une obligation légale ou qui est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de ses droits.

À l'issue de la période prévue au point 6, les données qui n'ont pas fait l'objet d'une demande de restitution ou de suppression sont supprimées.

Les éventuelles copies de sauvegarde sont supprimées ou écrasées conformément aux cycles techniques de sauvegarde applicables.

17. Audits, informations nécessaires et vérifications

Le sous-traitant fournit au responsable du traitement, dans la mesure raisonnablement nécessaire, les informations dont celui-ci a besoin pour démontrer le respect des obligations prévues par l'article 28 du RGPD.

Le responsable du traitement peut effectuer ou faire effectuer des audits afin de vérifier le respect des obligations du sous-traitant en matière de protection des données.

Les audits doivent :

• être réalisés pendant les heures normales d'activité ;

• être précédés d'un préavis raisonnable ;

• ne pas perturber de manière disproportionnée l'activité du sous-traitant ;

• respecter les obligations de confidentialité ;

• ne pas permettre l'accès à des données concernant d'autres clients du sous-traitant ;

• être limités aux aspects pertinents pour les traitements réalisés pour le compte du responsable du traitement.

Le responsable du traitement prend en charge ses propres frais d'audit, sauf lorsque l'audit est rendu nécessaire par un manquement du sous-traitant à ses obligations en matière de protection des données.

Lorsque des rapports d'audit, certifications ou autres documents pertinents et suffisamment récents sont disponibles, les parties conviennent de les utiliser en priorité afin d'éviter des audits répétitifs ou disproportionnés.

18. Absence de réutilisation des données par le sous-traitant

Le sous-traitant n'utilise pas les données de copropriété pour ses propres finalités. Il s'interdit notamment:

• de vendre les données de copropriété ;

• de les utiliser à des fins publicitaires ou de prospection commerciale ;

• d'établir des profils commerciaux à partir de ces données ;

• de les utiliser à des fins de benchmarking entre copropriétés ;

• de les communiquer à des tiers pour leurs propres finalités ;

• de les utiliser pour développer ou entraîner des services ou produits à des fins propres.

Cette interdiction ne fait pas obstacle aux traitements nécessaires à l'exécution des prestations de Quotis, notamment pour le fonctionnement, la sécurité, la maintenance, la sauvegarde ou l'assistance technique, lorsqu'ils sont réalisés pour le compte du responsable du traitement et conformément à ses instructions.

19. Coopération entre les parties

Les parties s'engagent à coopérer de bonne foi et dans la mesure nécessaire afin de permettre le respect de leurs obligations respectives en matière de protection des données.

Elles s'informent mutuellement, dans les meilleurs délais, de tout événement dont elles ont connaissance et susceptible d'avoir une incidence significative sur les traitements couverts par la présente annexe.

Cette coopération peut notamment porter sur les violations de données à caractère personnel, les demandes des autorités de contrôle, les demandes des personnes concernées, les incidents de sécurité et les modifications substantielles des traitements.

20. Hiérarchie des documents

La présente annexe complète les CGV, les CGU de Quotis et la Politique de confidentialité de Loïc Heusschen.

En cas de contradiction entre la présente annexe et les CGU concernant un traitement de données à caractère personnel pour lequel Loïc Heusschen agit en qualité de sous-traitant, les dispositions de la présente annexe prévalent.

21. Durée et fin de l'annexe

La présente annexe entre en vigueur à la date de conclusion du contrat et reste applicable pendant toute la durée pendant laquelle le sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

La fin du contrat ne fait pas obstacle à l'exécution des obligations qui, par leur nature, doivent être exécutées ou continuer à produire leurs effets après cette date, notamment les obligations de confidentialité et les obligations relatives à la restitution ou à la suppression des données.

22. Droit applicable et juridiction compétente

La présente annexe est régie par le droit belge, sans préjudice des dispositions impératives du RGPD et des autres règles européennes ou nationales applicables en matière de protection des données.

Tout litige relatif à la présente annexe relève de la compétence des juridictions déterminées conformément aux dispositions du contrat principal et, à défaut, des règles légales de compétence applicables.